Ondertekenen

Wellicht is het u opgevallen: steeds minder (overheids-)instanties sturen nog brieven met een geschreven 'natte' handtekening. Tegelijkertijd worden digitale ondertekeningen door steeds meer organisaties toegepast. Dit is een logisch gevolg van digitalisering, én het is wettelijk toegestaan.

Wat is een digitale ondertekening?

Meer informatie over de digitale ondertekening lees je op de website van de rijksoverheid.

Wat is er gewijzigd?

De gemeente Beekdaelen heeft met ingang van 1 maart 2021 de digitale ondertekening ingevoerd. Documenten worden digitaal opgesteld en opgeslagen in beveiligde systemen. In deze systemen zijn de documenten altijd terug te vinden door een geautoriseerde medewerker. Daarom zetten we geen handtekening onder documenten of brieven als dat niet wettelijk verplicht is. Hiermee voorkomen we onnodige werkzaamheden.

Kan dit zo maar?

Een document of brief zonder handtekening is volgens het Nederlands recht rechtsgeldig. Dit geldt ook voor e-mailverkeer. De ondertekening bevat altijd de naam van de organisatie en de naam en functie van de ondertekenaar. Uiteraard wordt een uitzondering gemaakt voor een geschreven 'natte' handtekening bij bijzondere gebeurtenissen zoals een felicitatiebrief voor een 60-jarig huwelijk.

Hoe werkt de digitale ondertekening?

Wanneer een handtekening wettelijk verplicht is, gebruiken we een digitale ondertekening. Denk hierbij aan overeenkomsten/contracten of bepaalde besluiten. Met de invoering van de eIDAS-verordening in de Europese Unie is het gebruik van elektronische handtekeningen definitief verankerd in het Europese en Nederlandse recht. Hiervoor heeft gemeente Beekdaelen een gecertificeerde softwareoplossing in gebruik genomen: ValidSign. Deze geavanceerde elektronische handtekening zorgt ervoor dat:

• De ondertekenaar te identificeren is;
• Het document op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden is;
• Het document tot stand komt met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden;
• Dat elke wijziging na ondertekening kan worden opgespoord.

Ontvangt u een digitaal ondertekend document?

Dan heeft u een programma nodig dat het document kan lezen en het certificaat kan bekijken. Bijvoorbeeld Adobe Acrobat Reader.

Bij het openen van het elektronisch document doet het programma automatisch controles op de handtekening. Als alles in orde is, ziet u dat op uw scherm. Als er een waarschuwing op uw scherm staat, mag u die handtekening niet zomaar vertrouwen. Neem in dit geval contact op met onze gemeente.

Heeft u een papieren exemplaar ontvangen van een document met een digitale ondertekening?

Dan is dit een kopie van het (digitale) en rechtsgeldige origineel. Deze is in bezit van de gemeente en kunt u altijd bij ons opvragen.

Heeft u nog vragen of twijfelt u aan de rechtsgeldigheid van een brief?

Neem dan contact op met de gemeente.