Privacyverklaring Rekenkamer Limburg Centraal 2025

1 Algemeen

De Rekenkamer Limburg Centraal (hierna: ‘rekenkamer’) doet voor de gemeenteraden en de inwoners van zeven samenwerkende gemeenten onafhankelijk onderzoek. De rekenkamer kijkt in haar onderzoeken naar het beleid en het handelen van de gemeente en geeft aanbevelingen voor verbeteringen. Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om persoonsgegevens te verwerken. De rekenkamer verwerkt persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Daarom beschrijft de rekenkamer graag waarom en hoe wij persoonsgegevens verwerken en hoe belanghebbenden hun rechten kunnen uitoefenen.

2 Waarom wij persoonsgegevens verwerken

2.1 Onderzoeken

Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke persoonsgegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat wij dit met zo min mogelijk gegevens kunnen uitvoeren. In elke onderzoeksopzet wordt uiteengezet waarom en op welke wijze verwerking van persoonsgegevens nodig is. Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens die wij bij de gemeente of bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling hebben opgevraagd. Zij zijn op grond van de Gemeentewet (artikel 183 lid 1) verplicht deze gegevens aan de rekenkamer te verstrekken en betrokkenen daarover te informeren. Deze gegevens verwerken wij zonder betrokkenen daarover nog afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruiken wij in ons rapport. Persoonsgegevens zullen wij niet openbaar maken of met anderen delen. Ook komt het voor dat wij om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek. Een enkele keer kunnen wij vragen om bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) als wij bijvoorbeeld een onderzoek doen in het sociaal domein. Ook kan het voorkomen dat wij toestemming vragen om een (deel) van het gemeentelijk dossier, waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. De (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als de betreffende persoon daarmee expliciet akkoord is gegaan. Deze toestemming kan op elk moment weer worden ingetrokken. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken.

2.2 Onderzoek gerelateerde activiteiten

Contact met politici

Van politici die verbonden zijn aan de diverse aan de Rekenkamer Limburg Centraal deelnemende gemeenten registeren wij naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waar zij lid van zijn. Bij het benaderen van raadsleden of fracties voor bijvoorbeeld ons onderzoeksprogramma of onze onderzoeken nemen wij een zo groot mogelijke spreiding van politieke overtuiging in acht.

Evenementen en bijeenkomsten

De rekenkamer organiseert soms evenementen en bijeenkomsten. Om personen te kunnen uitnodigen en welkom te heten, verwerken wij gegevens. Wij vragen toestemming aan deelnemers als wij gegevens willen hergebruiken voor toekomstige evenementen en bijeenkomsten van de rekenkamer.

Contactgegevens

Als u zelf contact met ons opneemt verwerken wij de persoonsgegevens die u met ons deelt. Daarnaast biedt de rekenkamer inwoners van de gemeenten ook de mogelijkheid om hun ideeën te geven voor het onderzoeksprogramma. Wij vragen daarbij toestemming om deze inwoner gegevens te verwerken.

3 Beveiliging

De rekenkamer neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan.

Deze maatregelen zijn, conform de gemeentelijke beveiligingsnormen opgenomen in het informatiebeveiligingsbeleid van de betreffende gemeente.

4 Bewaartermijn

De rekenkamer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waar gegevens voor zijn verzameld.

4.1 Bewaartermijn onderzoeken

We beperken de verwerking van persoonsgegevens zoveel mogelijk. Daar waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek. De rekenkamer is verplicht bepaalde gegevens te bewaren. Deze verplichting volgt uit de archiefwet en de daarop gebaseerde selectielijst voor archivering van de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten.
Voor alle informatie die we voor onderzoeken verwerken geldt dat we deze tot tien jaar na afronding van een onderzoek moeten bewaren. Dat geldt dus ook voor persoonsgegevens die we tijdens het onderzoek hebben gebruikt. Voorbeelden zijn de verslagen van interviews en de resultaten van enquêtes. Na de termijn van tien jaar worden de gegevens vernietigd.

4.2 Bewaartermijn bij onderzoek gerelateerde activiteiten

Na een evenement of bijeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens van de deelnemers, tenzij expliciet is aangegeven dat wij de gegevens mogen hergebruiken.
Als we nog andere activiteiten ondernemen waarbij persoonsgegevens verwerkt worden, dan worden die niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

5 Delen met anderen

De rekenkamer verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die gegevens verwerken in opdracht van ons (bijvoorbeeld een enquêtebureau) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De rekenkamer blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

6 Uw rechten

U heeft een aantal rechten waardoor u het gebruik van uw persoonsgegevens door de rekenkamer kunt controleren. U heeft recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren en in bepaalde gevallen ook te laten verwijderen. Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering per mail sturen aan de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter van de Rekenkamer Limburg Centraal door uw verzoek te sturen naar info@rekenkamerlimburgcentraal.nl. De rekenkamer zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

7 Cookiebeleid en -gebruik

Informatie over de Rekenkamer maakt onderdeel uit van de website van de diverse deelnemende gemeenten. Voor meer informatie over het beheren van cookies kunt u contact opnemen met de betreffende gemeente.

8 Klachten

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Hoe u een klacht kunt indienen en hoe wij deze afhandelen leest u in de klachtenregeling van de betreffende gemeente. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons of met de betreffende gemeente uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

9 Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van de betreffende gemeente. Natuurlijk helpen wij u graag als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u rechtstreeks de rekenkamer wilt benaderen dan kan dat via emailadres: info@rekenkamerlimburgcentraal.nl.