Folder Beekdaelers in beraad

Handreiking - Participatie en de omgevingsvergunning

Leidraad participatie en de omgevingsvergunning

De Omgevingswet verstaat onder participatie: het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden (burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden) bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit. Kortom, participatie houdt in het betrekken van betrokkenen bij het initiatief van de initiatiefnemer. Er wordt slechts voorgeschreven dat participatie plaatsvindt, maar de wijze waarop participatie zou kunnen plaatsvinden, is aan de creatieve invulling van de initiatiefnemer.

Voor gemeente Beekdaelen houdt participatie het volgende in: "Beekdaelers in beraad. Zo veel mogelijk verschillende Beekdaelers en anderen op tijd betrekken bij de voorbereiding van ruimtelijke ontwikkelingen in hun omgeving."

De gemeente Beekdaelen heeft participatie nader vormgegeven in betekenisvolle participatie. Dit houdt in dat belangrijke waarden zijn verbonden aan participatie, waardoor betekenisvolle participatie kan worden bereikt.

Deze kernwaarden zijn:

  • Kwaliteit
  • Transparantie
  • Gelijkheid
  • Inclusiviteit/Betrokkenheid
  • Passendheid
  • Informeren
  • Draagvlak
  • Belangen
  • Verantwoordelijkheid
  • Wederkerigheid
  • Verplicht stellen niet het uitgangspunt

Waarom participatie?

Vroegtijdig samenwerken (participatie) vergroot de kwaliteit van oplossingen en zorgt ervoor dat verschillende perspectieven, kennis en creativiteit op tafel komen. Door bezwaren te uiten en creatieve ideeën met elkaar te bespreken, kan de initiatiefnemer betere besluiten maken, is er kans op (meer) draagvlak en uiteindelijk tijdswinst.

Alle voordelen op een rij:

  • Duidelijkheid
  • Goede buur zijn
  • Betere plannen maken
  • Zorgvuldigheid
  • Draagvlak
  • Financiële tegemoetkoming

Gemeente Beekdaelen kan door participatie een beter beeld krijgen van de belangen die spelen, waardoor ook de besluitvorming beter kan verlopen. Het kan de gemeente Beekdaelen ook tijd schelen, omdat ze de belanghebbenden zelf niet meer hoeven te spreken. Daardoor wordt het mogelijk om sneller een besluit te nemen over de vergunningaanvraag. Tot slot kan participatie voorkomen dat belanghebbenden bezwaar maken na de vergunningverlening, want ze hebben hun mening al kunnen geven tijdens de planvorming. Door onvoldoende betekenisvolle participatie toe te passen of geen participatie toe te passen, kan de gemeente Beekdaelen besluiten om een eigen (zienswijze) procedure op te starten. Dit heeft consequenties voor de aanvraagtermijn van de vergunning, maar ook op hoogte van de leges.

Waarom participatie?

Partijen hoeven het niet altijd met elkaar eens te worden. Het doel van participatie is het betrekken van de omgeving, niet zozeer het creëren van draagvlak. 
Participatie maakt duidelijk wat omwonenden en bedrijven in de omgeving van het plan van de initiatiefnemer vinden. Dat verandert niets aan de mogelijkheden die omwonenden en bedrijven hebben volgens de wet. Zij kunnen zienswijzen indienen tegen ontwerp-omgevingsplannen of bezwaar maken tegen (bouw)plannen. De gemeente zal bij tegenstrijdige belangen knopen doorhakken. Uiteindelijk kan de omwonende en/of het bedrijf nog beroep instellen, waarbij de rechter het laatste woord heeft.

Vormen en rollen van participatie – "Participatieladder"

Hieronder worden de vormen en rollen van participatie beschreven.

Meedoen

Gemeente en participant(en) zoeken samen naar oplossingen en nemen gezamenlijk besluiten.

Meebeslissen

Gemeente en daartoe uitgenodigde deelnemers ontwikkelen gezamenlijk een plan binnen vooraf meegegeven kaders.

Meedenken

Inwoners en belanghebbenden geven een antwoord als advies aan de gemeente over een gestelde vraag of uit eigen beweging.

Meebeoordelen

Inwoners krijgen de mogelijkheid om ideeën, wensen, meningen en/of voorkeuren te geven over een onderwerp die de gemeente vervolgens betrekt bij de verdere beleidsvorming, ontwerp of uitvoering van een project.

Meeweten

Belangstellenden bieden je de gelegenheid om meer te weten te komen over een bepaald (beleids)onderwerp.

Verplichte participatie?

Ruimtelijke ontwikkelingen zijn er in vele soorten en maten, variërend van een uitbouw aan een woning tot een windpark of groot nieuwbouwproject. Bij al die ontwikkelingen is het belangrijk om als initiatiefnemer vroegtijdig in gesprek te gaan met belanghebbenden. Soms is dat zelfs verplicht! 
In sommige gevallen van ruimtelijke ontwikkelingen is participatie verplicht, namelijk bij omgevingsvergunningen voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit. De gevallen waarin verplichte participatie geldt, zijn in een apart beleidsdocument opgenomen. In alle andere gevallen is participatie niet verplicht, maar is participatie een aanvraagvereiste bij de omgevingsvergunning. In dat laatste geval zal de initiatiefnemer moeten aangeven of, en zo ja, op welke manier hij of zij de omgeving heeft betrokken bij de voorbereiding van diens initiatief. Echter, het ontbreken van participatie behoeft geen weigeringsgrond voor een omgevingsvergunning te zijn.

Meten = weten

Hoe kan een initiatiefnemer weten hoe hij of zij participatie zou kunnen vormgeven en of de initiatiefnemer veel of weinig participatie nodig heeft? 
Door het invullen van parameters wordt het mogelijk om een beeld te vormen over de aard en de omvang van het initiatief en wat het effect zou kunnen zijn op de omgeving. Bestaat er twijfel bij de initiatiefnemer, dan kan de initiatiefnemer de gemeente Beekdaelen raadplegen. 
Per onderwerp dient een cijfer gegeven te worden dat het beste bij het initiatief past. De punten van de parameters dienen bij elkaar opgeteld te worden (4+3+5+5=17). Het totaal dient door 4 te worden gedeeld (17:4=4.25). De uitkomst geeft een aanwijzing of de initiatiefnemer veel of weinig participatie moet organiseren.

Level 1

  • Direct betrokkenen informeren (buren)
  • Zorgen inventariseren en toelichten
  • Bijvoorbeeld gesprek, mail, website, webinar, video, wijkinfo, buurtapp.

Level 2 (+1)

  • Directe omgeving laten meedenken en belangen meewegen (buren, andere omwonenden en belanghebbenden)
  • Bijvoorbeeld infoavond, discussiepanel, online enquête, social media, webinar, poll op Facebook

Level 3 (+1 +2)

  • Omgeving laten meewerken en breed informeren (buren, omwonenden, belanghebbenden, maatschappelijke organisaties, bedrijven)
  • Bijvoorbeeld brainstorm, webinar, online overleggen.

Betekenisvolle participatie

Om te kunnen beoordelen of betekenisvolle participatie heeft plaatsgevonden, heeft de gemeente Beekdaelen een vragenlijst opgesteld waaraan geconcludeerd kan worden of betekenisvolle participatie heeft plaatsgevonden.

De vragenlijst

  • Zijn de participanten op tijd bij het proces betrokken en op tijd geïnformeerd over de (bijeenkomst(en), documentatie, resultaten?
  • Vormen de deelnemers aan de participatie een goede afspiegeling van de omgeving?
  • Is het duidelijk voor de participanten waar zij wel of geen invloed op hebben (gehad), de zogenoemde kaders en randvoorwaarden vanuit de gemeente?
  • Hoe reageren de participanten op het plan/initiatief?
  • Welke rollen hadden de participanten (meeweten, meebeoordelen, meedenken, meebeslissen, meedoen)?
  • Werd er geluisterd naar andermans standpunten en belangen en hoe gingen anderen daar mee om?
  • Wat heeft de initiatiefnemer gedaan met de resultaten (wensen en ideeën) van de participatie? Motiveren van de afweging waarom wel of niet iets mee gedaan, welke keuzes gemaakt zijn. Bijvoorbeeld het plan aangepast. Emotionele argumenten of argumenten die persoonlijk gericht zijn richting aanvrager worden niet meegenomen in de afweging.
  • Hoe waardeert de omgeving het proces en de uitkomst van de participatie?
  • Verslag van bevindingen. Hierin verwerkt de initiatiefnemer de genoemde vragenlijst en dient hij of zij in bij de aanvraag voor de omgevingsvergunning.