Meer informatie over participatie

Breng alle belanghebbenden in beeld, zodat u weet wie er betrokken moet worden. Je kunt dit doen door een cirkel op een kaart te tekenen rondom je initiatief. Bepaal zelf de grote van de cirkel.

Om een goed gesprek met belanghebbenden te hebben, moet je weten welke belangen er zijn. Dit kun je doen door een impactanalyse of speelveldanalyse uit te voeren.

Door te kijken naar het aantal mensen dat betrokken is en wat hun belangen en gevoeligheden zijn, kun worden bepaald hoeveel impact het initiatief op de omgeving heeft. Het plaatsen van een dakkapel of schuur kan bijvoorbeeld effect hebben op de directe buren, terwijl het bouwen van een appartementencomplex op een leeg terrein vaak een grotere impact heeft.

De aanpak en mate van betrokkenheid van de gemeente Beekdaelen bij een initiatief verschilt. Hoe groter de impact op de omgeving, hoe vroeger de gemeente Beekdaelen wenst betrokken te zijn bij het participatieproces. Zie hiervoor ook stap 6.

Voordat een belanghebbende wordt betrokken is het van belang om te bepalen waarover zij mee kunnen denken bij het initiatief. Kunnen belanghebbenden suggesties doen om eventuele overlast of verlies aan uitzicht, zon of privacy te verminderen? Of past het om uw plan samen met belanghebbenden te ontwikkelen en hebben zij een beslissende stem in het ontwerp? Het is handig om dit vooraf voor u zelf te bepalen. Houd daarbij ook rekening met de eisen die aan uw initiatief worden gesteld door de wet of de gemeente. Door vooraf voor uzelf te bepalen welke mate van inspraak u aan belanghebbenden wilt geven en welke ruimte er nog in uw plan zit, schept u duidelijkheid voor zowel uzelf als voor andere belanghebbenden.

Heeft u een initiatief met een grote impact? Neem in dat geval contact. Bij een verzoek tot vooroverleg of ingediende aanvraag omgevingsvergunning, krijgt u altijd een casemanager vanuit de gemeente toegewezen. Dit is uw contactpersoon voor het gehele traject, waaronder participatie.

U stelt een participatieplan op. Daarin wordt vastgelegd hoe u het gesprek met belanghebbenden, de participatie en de communicatie gaat uitvoeren. U bent en blijft zelf verantwoordelijk voor de participatie met omwonenden en andere belanghebbenden. De gemeente Beekdaelen kan u daarin ondersteunen.

Informeer als eerste de direct omwonenden en zorg dat zij informatie over uw initiatief van u als initiatiefnemer uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Dit kunt u in individuele gesprekken doen of in groepjes. Zorg ervoor dat belanghebbenden zich kunnen voorbereiden. Probeer tijdens de gesprekken  de belangen, bezwaren en zorgen boven tafel te krijgen.
Geef aan op welke punten omwonenden mee kunnen denken en besluiten en op welke punten die ruimte er niet is en waarom. Maak tot slot goede afspraken over het vervolg. Bij grote initiatieven kunt u, nadat u met direct belanghebbenden en omwonenden in gesprek bent geweest, overige belanghebbenden benaderen en uitnodigen voor een bijeenkomst, werkatelier of andere vorm van participatie. U kunt er voor kiezen om een aantal raadsleden of een wethouder uit te nodigen voor een informatieavond. Op die manier krijgen zij een goed beeld van uw initiatief en de belangen die spelen. Dit helpt hen in de besluitvorming over uw initiatief.

Leg van elk gesprek alle bezwaren, zorgen, ideeën, opmerkingen en de gemaakte afspraken vast in een kort verslag. Schrijf daarbij ook op of u wel of niet uw plan aanpast op basis van die bezwaren, zorgen of opmerkingen en waarom.

Als uit de reactie van de belanghebbende of andere gesprekspartner op uw verslag blijkt dat zij vasthouden aan hun bezwaren, leg dan uit wat u met hun bezwaar gaat doen en waarom. Doe dat ook als u niets aan dat bezwaar kunt doen vanwege wettelijke eisen of eisen die de gemeente stelt. Bij grotere initiatieven is het aan te bevelen om aan alle omwonenden terug te koppelen wat de opbrengsten van het participatietraject zijn geweest en welke stappen u verder gaat nemen. Doe deze terugkoppeling ook aan omwonenden die niet aanwezig waren bij de informatieavond of werksessie.

Soms loopt een proces of aanpak anders dan gedacht. Op basis van nieuwe inzichten door het participatieproces kan uw initiatief op onderdelen nog wijzigen. Maar ook het participatieproces zelf kan soms anders lopen. Stel daarom uw proces, aanpak en belanghebbendenanalyse bij als dit nodig is.

Als u de participatie heeft afgerond, voegt u bij uw aanvraag (vooroverleg, omgevingsvergunning of wijziging van het omgevingsplan) de gespreksverslagen toe en maak ook een korte samenvatting van het participatieproces.

Als u een uitgebreid participatietraject heeft uitgevoerd kunt u ook eventueel presentaties, versies van uw plan en andere communicatie toevoegen. Hierdoor heeft de gemeente een goed beeld van het doorlopen proces. Dit helpt bij de besluitvorming. Het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad beslist over uw initiatief. Hierbij betrekt zij naast de inhoud van de aanvraag ook de opbrengsten uit de gesprekverslagen en de samenvatting van het participatieproces. De gemeente laat u weten wat het besluit is en hoe dat tot stand is gekomen.