Meer informatie over participatie

Let op: Op 1 januari 2024 is de Omgevingswet in werking getreden. Hierin staan alle wetten en regels voor de fysieke leefomgeving. Het is een wet die gaat over alles wat u buiten ziet, hoort of ruikt. Lees meer over Omgevingswet.

Omgevingswet

Hoe groter de impact, hoe groter de participatie.
Hoe kleiner de impact, hoe kleiner de participatie.

Wat is participatie?

De Omgevingswet verstaat onder participatie: het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden (burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden) bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit. Kortom, participatie houdt in het betrekken van betrokkenen bij het initiatief van de initiatiefnemer.

De gemeente Beekdaelen vindt het belangrijk dat iedereen in een vroeg stadium betrokken wordt bij nieuwe plannen. Vroegtijdig samenwerken (participatie) vergroot de kwaliteit van oplossingen en zorgt ervoor dat verschillende perspectieven, kennis en creativiteit op tafel komen. Door bezwaren te uiten en creatieve ideeën met elkaar te bespreken, kan de initiatiefnemer betere besluiten maken, is er kans op (meer) draagvlak en uiteindelijk tijdswinst.

Ruimtelijke ontwikkelingen zijn er in vele soorten en maten, variërend van een uitbouw aan een woning tot een windpark of groot nieuwbouwproject. Bij al die ontwikkelingen is 
het belangrijk om als initiatiefnemer vroegtijdig in gesprek te gaan met belanghebbenden. Soms is dat zelfs verplicht!

Participatie en het vergunningentraject

Hieronder vindt u uitleg over participatie en het vergunningentraject.

Wanneer en voor wie is participatie verplicht?

Overheden zijn verplicht aan participatie te doen bij de voorbereidingen van een omgevingsvisie, omgevingsplan, omgevingsprogramma, projectbesluit, omgevingsverordening en waterschapsverordening.

Een initiatiefnemer (diegene met een plan of idee) wordt aangemoedigd om aan participatie te doen, maar is dat niet verplicht. Er geldt één uitzondering: een gemeenteraad kan gevallen aanwijzen waarin participatie wél verplicht is. Het gaat dan om activiteiten die niet binnen het omgevingsplan passen en waarvoor een vergunning nodig is. 

Iedereen die een vergunning aanvraagt moet daarbij vermelden of participatie heeft plaatsgevonden. Met andere woorden: de initiatiefnemer moet aangeven of, en hoe hij de buurt heeft betrokken bij zijn plannen en wat de resultaten van participatie zijn. Zo krijgt de gemeente inzicht in de belangen die zijn ingebracht. Zij kan deze belangen dan meenemen in het uiteindelijke besluit om de vergunning wel of niet te verlenen. Als u niet aan participatie heeft gedaan dan kan het zijn dat de gemeente u verzoekt om alsnog de directe omgeving te informeren / belangen op te halen over uw plannen.

Handreiking en Folder participatie

De Handreiking en Folder is bedoeld voor iedereen met een plan, een idee of een initiatief in de fysieke leefomgeving van de gemeente Beekdaelen, waarbij u participatie toepast. U, als initiatiefnemer van een plan heeft de verantwoordelijkheid om belanghebbenden tijdens het nader uitwerken van uw plan te betrekken.

De gemeente Beekdaelen vindt het belangrijk dat ideeën en plannen voor de fysieke leefomgeving zorgvuldig worden ontwikkeld. Het volgen van de Handreiking en Folder participatie voor initiatiefnemers is niet verplicht. De handreiking en folder helpt u om uw participatietraject vorm te geven.

De gemeente kan u ondersteunen

Bij grote initiatieven is het verstandig om vroegtijdig contact op te nemen met de gemeente Beekdaelen. Bij de gemeente Beekdaelen kunt u terecht met al uw vragen over participatie en het betrekken van de omgeving. Ook kunt u uw aanpak bespreken en aanbevelingen en advies krijgen waar dat nodig is. Ook bij kleinere initiatieven kan de gemeente u helpen met het vinden van de juiste manier waarop u communiceert met de omgeving.

Stappenplan bij participatie

Onderstaand vindt u het stappenplan bij participatie.

1. Verzoek tot vooroverleg

U doet er goed aan om in een vroeg stadium contact te leggen met de gemeente en een ‘verzoek tot vooroverleg’ in te plannen, met name als u een (ruimtelijk) plan heeft dat impact heeft op de omgeving. De gemeente, kan u in alle fasen van het traject adviseren; óók over hoe u de participatie kunt inrichten.

2. Breng belanghebbenden in beeld

Breng alle belanghebbenden in beeld, zodat u weet wie er betrokken moet worden. Je kunt dit doen door een cirkel op een kaart te tekenen rondom je initiatief. Bepaal zelf de grote van de cirkel.

3. Breng mogelijke belangen in beeld

Om een goed gesprek met belanghebbenden te hebben, moet je weten welke belangen er zijn. Dit kun je doen door een impactanalyse of speelveldanalyse uit te voeren.

4. Wat is de impact van uw initiatief op de omgeving?

Door te kijken naar het aantal mensen dat betrokken is en wat hun belangen en gevoeligheden zijn, kun worden bepaald hoeveel impact het initiatief op de omgeving heeft. Het plaatsen van een dakkapel of schuur kan bijvoorbeeld effect hebben op de directe buren, terwijl het bouwen van een appartementencomplex op een leeg terrein vaak een grotere impact heeft.

De aanpak en mate van betrokkenheid van de gemeente Beekdaelen bij een initiatief verschilt. Hoe groter de impact op de omgeving, hoe vroeger de gemeente Beekdaelen wenst betrokken te zijn bij het participatieproces. Zie hiervoor ook stap 6.

5. Waarover kunnen belanghebbenden nog meedenken?

Voordat een belanghebbende wordt betrokken is het van belang om te bepalen waarover zij mee kunnen denken bij het initiatief. Kunnen belanghebbenden suggesties doen om eventuele overlast of verlies aan uitzicht, zon of privacy te verminderen? Of past het om uw plan samen met belanghebbenden te ontwikkelen en hebben zij een beslissende stem in het ontwerp? Het is handig om dit vooraf voor u zelf te bepalen. Houd daarbij ook rekening met de eisen die aan uw initiatief worden gesteld door de wet of de gemeente. Door vooraf voor uzelf te bepalen welke mate van inspraak u aan belanghebbenden wilt geven en welke ruimte er nog in uw plan zit, schept u duidelijkheid voor zowel uzelf als voor andere belanghebbenden.

6. Groot initiatief: maak een afspraak met de gemeente!

Heeft u een initiatief met een grote impact? Neem in dat geval contact. Bij een verzoek tot vooroverleg of ingediende aanvraag omgevingsvergunning, krijgt u altijd een casemanager vanuit de gemeente toegewezen. Dit is uw contactpersoon voor het gehele traject, waaronder participatie.

U stelt een participatieplan op. Daarin wordt vastgelegd hoe u het gesprek met belanghebbenden, de participatie en de communicatie gaat uitvoeren. U bent en blijft zelf verantwoordelijk voor de participatie met omwonenden en andere belanghebbenden. De gemeente Beekdaelen kan u daarin ondersteunen.

7. In gesprek met belanghebbenden

Informeer als eerste de direct omwonenden en zorg dat zij informatie over uw initiatief van u als initiatiefnemer uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Dit kunt u in individuele gesprekken doen of in groepjes. Zorg ervoor dat belanghebbenden zich kunnen voorbereiden. Probeer tijdens de gesprekken  de belangen, bezwaren en zorgen boven tafel te krijgen.
Geef aan op welke punten omwonenden mee kunnen denken en besluiten en op welke punten die ruimte er niet is en waarom. Maak tot slot goede afspraken over het vervolg. Bij grote initiatieven kunt u, nadat u met direct belanghebbenden en omwonenden in gesprek bent geweest, overige belanghebbenden benaderen en uitnodigen voor een bijeenkomst, werkatelier of andere vorm van participatie. U kunt er voor kiezen om een aantal raadsleden of een wethouder uit te nodigen voor een informatieavond. Op die manier krijgen zij een goed beeld van uw initiatief en de belangen die spelen. Dit helpt hen in de besluitvorming over uw initiatief.

8. Maak een kort verslag van elk gesprek en vraag om een schriftelijke reactie van de belanghebbende

Leg van elk gesprek alle bezwaren, zorgen, ideeën, opmerkingen en de gemaakte afspraken vast in een kort verslag. Schrijf daarbij ook op of u wel of niet uw plan aanpast op basis van die bezwaren, zorgen of opmerkingen en waarom.

9. Koppel aan uw gesprekspartners terug wat u met hun opmerkingen gaat doen en waarom

Als uit de reactie van de belanghebbende of andere gesprekspartner op uw verslag blijkt dat zij vasthouden aan hun bezwaren, leg dan uit wat u met hun bezwaar gaat doen en waarom. Doe dat ook als u niets aan dat bezwaar kunt doen vanwege wettelijke eisen of eisen die de gemeente stelt. Bij grotere initiatieven is het aan te bevelen om aan alle omwonenden terug te koppelen wat de opbrengsten van het participatietraject zijn geweest en welke stappen u verder gaat nemen. Doe deze terugkoppeling ook aan omwonenden die niet aanwezig waren bij de informatieavond of werksessie.

10. Stel eventueel uw participatieplan bij

Soms loopt een proces of aanpak anders dan gedacht. Op basis van nieuwe inzichten door het participatieproces kan uw initiatief op onderdelen nog wijzigen. Maar ook het participatieproces zelf kan soms anders lopen. Stel daarom uw proces, aanpak en belanghebbendenanalyse bij als dit nodig is.

11. Dien uw gespreksverslagen in bij de gemeente, inclusief een samenvatting van de communicatie (bij het vooroverleg of bij de aanvraag omgevingsvergunning)

Als u de participatie heeft afgerond, voegt u bij uw aanvraag (vooroverleg, omgevingsvergunning of wijziging van het omgevingsplan) de gespreksverslagen toe en maak ook een korte samenvatting van het participatieproces.

Als u een uitgebreid participatietraject heeft uitgevoerd kunt u ook eventueel presentaties, versies van uw plan en andere communicatie toevoegen. Hierdoor heeft de gemeente een goed beeld van het doorlopen proces. Dit helpt bij de besluitvorming. Het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad beslist over uw initiatief. Hierbij betrekt zij naast de inhoud van de aanvraag ook de opbrengsten uit de gesprekverslagen en de samenvatting van het participatieproces. De gemeente laat u weten wat het besluit is en hoe dat tot stand is gekomen.

12. Blijf belanghebbenden informeren

Hoe uw traject ook verder gaat; het is altijd verstandig om belanghebbenden actief te blijven informeren over het besluit van de gemeente en de stappen die u gaat nemen. Geef ook aan wanneer u start met de bouw en waar men terecht kan met vragen of klachten.